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Recomendaciones para usar Google Drive en el trabajo

Recomendaciones para usar Google Drive en el trabajo

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El almacenamiento en la nube es el servicio más usado en la actualidad para guardar y subir archivos de cualquier tipo. Este sistema ha evolucionado con el tiempo y muchas empresas ya no imaginan sus días sin él.  Además, millones de personas tienen cuentas de Google y disfrutan de todas las aplicaciones que ofrece. Simplemente necesitarás un dispositivo para conectarte a internet y llevar a cabo tus tareas.  Así pues, en este artículo te compartiremos algunas recomendaciones para usar Google Drive en el trabajo.

Es importante mencionar, que el sistema de almacenamiento puede guardar múltiples archivos. Estos pueden ser audios, fotos, vídeos, documentos de texto, entre otros. Además, permite estar interconectados, hacer modificaciones en línea y organizar todo a tu estilo.

Recomendaciones para usar Google Drive en el trabajo

A continuación, te explicaremos los pasos que debes seguir para que puedas disfrutar de todas las oportunidades que brinda Google Drive.

1. Guarda tus documentos en un solo lugar

En Google Drive puedes guardar toda la información que desees en un solo lugar. Asimismo, puedes disponer de tu información desde el lugar donde te encuentres. Además, las acciones las puedes ejecutar en cualquier momento y desde cualquier dispositivo móvil o PC.

2. Sincroniza con tu computadora

Puedes sincronizar los archivos de tu computadora y tener un respaldo disponible en la nube.  De esta manera, puedes acceder aun cuando no tengas a la mano este dispositivo. Así, aumenta la seguridad y accesibilidad de tus datos.

3. Trabaja con carpetas compartidas

Las carpetas compartidas las puedes usar para intercambiar archivos con tu equipo de trabajo. Te recomendamos almacenar toda la información en un solo sitio para que todo el equipo este enterado. Esto te ayudará a aumentar la productividad y eficiencia en la ejecución de tareas. Como administrador, puedes elegir qué correos electrónicos tienen acceso a los archivos y carpetas.

4. Haz comentarios en documentos compartidos

De esta manera simplificas el flujo de información con tu equipo de trabajo. Además, los colaboradores pueden hacer preguntas o sugerencias en los documentos compartidos. De manera que, con seleccionar la parte del texto que deseas y darle clic derecho, eliges la función “Insertar comentario”. Esta acción te ahorrará tiempo y tu personal no tendrá necesidad de reunirse para seguir avanzando.

5. Crea plantillas en Google Drive

Puedes ahorrar tiempo creando tus documentos con las plantillas de Drive. Entonces, lograrás redactar cartas, memorándums, oficios, entre otros. Al mismo tiempo, puedes enfocarte en tus tareas y proyectos de manera eficiente.

6. Diseña tus correos en Google Docs

Google Docs tiene funciones que puedes utilizar para elaborar correos creativos. Te recomendamos aprovechar la edición inteligente y las herramientas de estilo para hacerlo posible. Allí puedes darle formato al texto y a los párrafos con gran facilidad. También, puedes escoger fuentes, incorporar vínculos y agregar imágenes. Entonces, cuando tu documento esté listo, lo copias y pegas en los contenidos de Gmail.

7. Escanea documentos con tu teléfono

Esta peculiaridad está disponible solamente para telefonía con sistema operativo Android. Con la herramienta móvil, puedes escanear tus documentos y convertirlos en PDF. Las acciones que podrás realizar, te sorprenderán de manera impresionante.

8. Sube archivos fácilmente

Cuando desees subir un archivo, puedes buscarlo en tu equipo o arrastrarlos directamente desde las carpetas. De esta manera, podrás trabajar de forma cómoda y sencilla.  

9. Convierte PDF a Google Docs.

Puedes abrir cualquier archivo en formato PDF con Google Docs. Allí podrás editar el texto, pero el diseño del PDF se perderá. Cuando realizas esta acción, quedará solamente el texto del archivo.

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